Elektronischer Rechnungsversand

Wir übermitteln Ihnen Ihre Rechnungen gerne auch in elektronischer Form. Wie das im Detail funktioniert, welche Vorteile es hat und welche Schritte für die Umsetzung nötig sind, haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Wie funktioniert der elektronische Rechnungsversand?

Wenn Sie der Teilnahme am elektronischen Rechnungsversand zugestimmt haben, erhalten Sie Ihre Rechnungen künftig per E-Mail – in der Regel als PDF. (Zu den Sonderformaten ZUGFeRD und XRechnung siehe unten.)

Das PDF ersetzt die bis dahin in Papierform versendete Rechnung und entspricht den gesetzlichen Vorschriften zum Vorsteuerabzug.

Welche Vorteile hat diese Lösung?

• Der Papierverbrauch und die Transportwege werden verringert.
• Rechnungen können zur Freigabe einfach per E-Mail verteilt werden – das spart Zeit und Verwaltungskosten.
• Die Rechnungen werden Ihnen zugestellt, sobald sie in unserem System erzeugt worden sind. Die Verzögerung durch die postalische Zustellung entfällt.
• Lieferungen erhalten Sie separat per Zustelldienst, Downloads stehen Ihnen im Beuth-Account zur Verfügung. Die Zugangsdaten für einen Online-Dienst erhalten Sie per E-Mail.

In welchem Format erhalten Sie Ihre E-Rechnung?

Ihre E-Rechnung stellen wir Ihnen gerne in einem der folgenden Formate zur Verfügung:

E-Rechnung (PDF)

• Sie erhalten die Rechnung als PDF.
• Außer einem PDF-Reader (zum Beispiel dem Adobe Reader) benötigen Sie keine weitere Software.
• Rechnungen in Form von PDFs erfüllen die steuerrechtlichen Anforderungen.

ZUGFeRD

• ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) ist ein Hybridformat in Form einer PDF, die zusätzlich strukturierte Daten im XML-Format enthält und damit maschinenlesbar ist.
• Mehr Informationen zu ZUGFeRD erhalten Sie beim Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). 

XRechnung

• XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen, der ausschließlich strukturierte Daten (und keine PDF) enthält.
• Einrichtungen von Bund, Ländern und Kommunen sind (mit unterschiedlichen Fristen) verpflichtet, Ihre Rechnungsverwaltung auf dieses Format umzustellen.
• Mehr Informationen zu XRechnung erhalten Sie bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Wie können Sie sich für E-Rechnung registrieren?

• Möchten Sie Ihre Rechnungen zukünftig in elektronischer Form erhalten, benötigen wir dazu Ihre Zustimmung.
• Sobald wir die Zustimmung erhalten, bestätigen wir Ihnen per E-Mail die Rechnungsumstellung.
• Mit der Umstellung erhalten Sie alle Rechnungen in elektronischer Form an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.

Bei Fragen zu unseren elektronischen Rechnungen helfen wir Ihnen gerne weiter: Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an kundenservice@beuth.de.