Normen. Einfach. Managen.

Erfolg mit Normen-Management-Lösungen: die Daimler AGDie Sprache der Internationalisierung: wie Daimler dank DITR und SNIF erfolgreich mit asiatischen Joint Ventures kommuniziert.

Wir schaffen die Rahmenbedingungen für aktuelle und zukünftige Innovationen.

Edwin Groh-MANAGER CORPORATE DOCUMENT MANAGEMENT DAIMLER AG
Die Daimler AG ist einer der größten Automobilhersteller der Welt. Mehr als 282.000 Mitarbeiter haben 2016 einen Umsatz von 153,3 Milliarden Euro erwirtschaftet. Mit den Marken Mercedes-Benz, Smart und Maybach produziert der Konzern international erfolgreiche Premium-Pkw und nimmt auch als Anbieter von Nutzfahrzeugen eine führende Stellung ein. Rund um das Automobil bietet die Daimler AG Finanzierungen, Leasing, Flottenmanagement, Versicherungen und innovative Mobilitätsdienstleistungen an.

Wir haben Edwin Groh, Manager Corporate Document Management bei der Daimler AG, gefragt, wie der Konzern das weltweite Normen-Management organisiert.

Herr Groh, welche Themen dominieren gerade in Ihrem Unternehmensbereich?

Die semantische Suche ist bei uns so ein Thema. Künstliche Intelligenz, um die Dokumente besser identifizieren und lenken zu können. Denn da stecken relativ große Einsparpotenziale drin. Wenn bei mehr als 280.000 Mitarbeitern pro Jahr jeder eine halbe Stunde bei der Recherche spart, kommen Millionen zusammen. Und 30 Minuten sind keine große Zahl.

Sie nutzen den DITR-Datenservice – was hat sich da in den letzten Jahren geändert?

Der DITR-Datenservice, den wir von der DIN Software GmbH beziehen, ist ja schon seit Jahren die Grundlage für unser Management von externen Normen. Aber das Berechtigungskonzept ist inzwischen viel komplexer geworden, weil wir weltweit mehr unterwegs sind als früher – also ‚internationalisieren‘. Wir versorgen allein ca. 30.000 Lieferanten mit Dokumenten.

Was bedeutet das für Ihre Kommunikation?

Wir brauchen für unser Joint Venture z. B. in China ja auch Chinesisch – da reicht Englisch nicht aus. Deshalb ist gerade SNIF, die semantische Suche, so genial! Die Umstellung der DIN-Datenbank auf das UTF8 letztes Jahr und die chinesischen Schriftzeichen sind etwas ganz Tolles; für mich ein wesentlicher Fortschritt.

In welchen Märkten sind Sie unterwegs?

Weltweit, in Südafrika, Brasilien, Argentinien. China wächst gerade besonders schnell. In Indien sind wir weniger präsent, haben dort aber schon seit längerem Entwicklungsstandorte. Und wir versuchen, für alle die Dokumente, also externe Normen, zu beschaffen und interne Dokumente zu lenken. Damit jeder das hat, was er am Ende braucht. Intern und extern – das ist lizenzabhängig.

Sie waren unlängst in China. Was sind dort konkret ihre Aufgaben?

Ich war in unserem Daimlerwerk in Peking. Das ist eine Kooperation mit Beijing Benz Automotive. Ein Joint Venture zwischen Daimler und BAIC, unserem Partnerunternehmen in China. Dort versuche ich unseren Kollegen nahezubringen, wie Dokumentenmanagement funktioniert und wie man unsere Vorgaben in chinesische Vorgaben umwandelt. Ich vermittle ihnen die Systembedienungen und sämtliche Funktionen des Systems.

Wie wirkt sich die Internationalisierung auf Ihr Dokumentenmanagement aus?

In den letzten Jahren verwalten wir immer mehr interne Dokumente, und das weltweit. Vorher waren es 1/3 intern im Vergleich zu 2/3 extern, das hat sich geändert. Und wir beschaffen, ebenfalls weltweit, auch sehr viel mehr externe Normen als früher: brasilianische Normen, türkische Normen usw. Aber nicht immer erfolgreich. Zurzeit ist z. B. der Nachfolger der ISO-TS-949 nirgendwo zu beschaffen.

Was leisten dabei Ihre Normen-Verwaltungssysteme Docmaster und DocFlow?

Damit bringen wir deutlich mehr Transparenz in die Freigabe unserer internen Normen und Dokumente. Der DocFlow arbeitet menügesteuert und orientiert sich an vordefinierten Geschäftsprozessen. Und innerhalb dieser Prozesse überprüft er die Dokumente auf Gültigkeit und Aktualität. So verwalten wir zentral ca. 65 verschiedene Dokumentenarten, wie Arbeitsanweisungen, Maßstabsfest-legungen usw. Dazu kommen ca. 2.000 Werknormen, wenn man alle zusammenzählt, und natürlich die „restlichen“ 300.000 Dokumente.

Wo liegt der größte Nutzen einer zentralen Dokumentenverwaltung?

Zunächst profitieren eindeutig die Ingenieure. Sie können ja in ihrer täglichen Arbeit online auf sämtliche Informationen zugreifen, die sie für die Konstruktion benötigen. Über das CAD-System erreichen sie unmittelbar die Datenbank und alle relevanten Normen oder Dokumente. Die recherchierten Normteile lassen sie sich dann in 3D anzeigen und binden diese direkt in die Zeichnung ein. Niemand muss manuell eingreifen, alle Informationen stehen jederzeit aktualisiert zur Verfügung.

Bringt das auch Vorteile für die Produkthaftung mit sich?

Also ganz grundsätzlich betrachtet hat das Unternehmen selbst den Hauptnutzen von der Zentralisierung, weil verschiedene Normen und Regelwerke von allen Beteiligten konsequent eingehalten werden. Da fallen auch Produkthaftungsfälle mit rein, dass alle gesetzlichen Auflagen und Sorgfaltspflichten erfüllt worden sind.

Und wie sieht es dabei mit den Einspar-Potenzialen aus?

Die sind schon beachtlich. Wir haben jährlich rund zwei Millionen Recherchen. Jede dauert im Schnitt fünf Minuten, das entspricht zehn Millionen Minuten pro Jahr. Wenn wir diese Zeit um die Hälfte reduzieren, bleiben etwa 83.000 Stunden effektive Arbeitszeit. Umgerechnet kann das in etwa die jährlichen Arbeitskosten von 43 Personen ausmachen, also einen Betrag von ca. drei Millionen Euro.

Sie wenden das System in mehreren Sprachen an?

Genau gesagt in neun Sprachen.
Zunächst versuchen wir, möglichst alle Dokumente in Englisch bereitzustellen – und für die Chinesen die Normen auch in Chinesisch. Aber diese Menge an Dokumenten in den Sprachen bereitzustellen, das ist sehr kostenintensiv.

Wie viele Mitarbeiter haben Sie in Ihrem Bereich?

Das ganze Thema Dokumentenverwaltung bearbeiten wir im Team „Corporate Document Management“ und in der Abteilung „Corporate Standardization“ momentan mit fünf Personen von Deutschland aus weltweit – mich selbst eingerechnet. Ohne die Unterstützung durch das System wären sicher 20 Mitarbeiter notwendig. Das würde ein zusätzliches Personalbudget von etwa zwei Millionen Euro bedeuten.

Wo sehen Sie die Zukunft im Dokumentenmanagement?

Ich glaube, bei dem Thema sind die langsamen Jahre vorbei. So wie man jetzt vor einem Rechner sitzt, das wird es in fünf Jahren wahrscheinlich nicht mehr geben. Da lesen wir das Ganze auf dem Smartphone oder dem Tablet.

Wäre das für Sie eine gute Entwicklung?

Ja klar. Weil es uns allen auch mehr Mobilität bringen würde. 

Bei Herrn Groh bedanken sich die Interview-Partnerinnen Julia Kühne, Strategisches Marketing im Beuth Verlag und Esther Schneider, freie Autorin.

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