Normen. Einfach. Managen.

Erfolg mit Normen-Management-Lösungen: die ZF Friedrichshafen AG

Unsere Entwicklungszyklen werden immer kürzer. Um dabei mit der Normenbeschaffung Schritt zu halten, unterstützt uns Perinorm online.

Achim Keller – LEITER NORMUNG/DESIGNQUALITÄT in der ZF FRIEDRICHSHAFEN AG ZF ist ein weltweit führender Technologiekonzern in der Antriebs- und Fahrwerktechnik sowie in der aktiven und passiven Sicherheitstechnik.

Das Unternehmen ist mit etwa 140.000 Mitarbeitern an rund 230 Standorten in nahezu 40 Ländern vertreten. Im Jahr 2017 hat ZF einen Umsatz von rund 36 Milliarden Euro erzielt (vorläufige Zahlen). Um auch künftig mit innovativen Produkten erfolgreich zu sein, wendet ZF jährlich mehr als sechs Prozent des Umsatzes für Forschung und Entwicklung auf. ZF zählt zu den weltweit größten Automobilzulieferern.

ZF lässt Fahrzeuge sehen, denken und handeln. Das Unternehmen verfolgt mit seinen Produkten eine Vision Zero, das Ziel einer Mobilität ohne Unfälle und Emissionen. Mit seinem umfangreichen Portfolio verbessert ZF Mobilität und Dienstleistungen nicht nur für Pkw, sondern auch für Nutzfahrzeuge und Industrietechnik-Anwendungen.
Wir haben Achim Keller, Leiter Normung/Designqualität bei ZF Friedrichshafen AG, gefragt, wie der Konzern das weltweite Normen-Management organisiert.

Herr Keller, wie hat sich das Normen-Management bei ZF entwickelt?

Als ich vor über 30 Jahren zu ZF kam, gab es eine Normenabteilung und bereits ein Normen-Management. Allerdings noch klassisch: Links stand ein Kopierer und gegenüber standen ein großer Schrank mit Papier-Originalen, ein Drucker und eine Karteikartenablage. Mitte der 90er Jahre dann wurde die Erstellung unserer technischen Zeichnungen auf 2D-CAD umgestellt. Und weil deren Verwaltung eine neue Ablageform bedingte, hat man sich für ein Produktdatenmanagement (PDM)-System entschieden. Im Sog dieses Abschieds von der Großrechnerwelt haben wir auch die Normen digitalisiert, primär unsere Werknormen – TIF war damals das gängige Datei-Format.

Dann haben Sie mit Beuth den Schritt zu Perinorm gemacht?

Ja, nach jahrelangem Ausbau des PDM-Systems – nicht nur im Umfeld der Normung, sondern auch allgemein – sind wir dazu übergegangen, 6.000 unserer DIN-Normen beim Beuth Verlag nochmal in elektronischer Form zu beschaffen. Damals haben wir uns auch für Perinorm entschieden – als Datengrundlage für die Metastammdaten. Damit konnten wir die Dateien und die Metadaten monatlich einlesen. Und wir haben weitere Features eingebaut, wie z. B. eine Abonnement-Funktion für interne Mitarbeiter.

Wie gehen Sie heute mit dem Thema Lizenzen um?

Da müssen wir uns in der Tat viel mehr Gedanken machen. Vor 30 Jahren reichte es, mal eine DIN-Norm zu bestellen oder einmal im Jahr eine ANSI oder ASTM. Heute will jede Woche jemand etwas ganz Spezielles, weil er oder sein internationaler Kunde es braucht.

ZF hat jeweils eine Netzwerklizenz für DIN- und ISO-Normen sowie für die VDI-Richtlinien. Außerhalb dieser Normen bestellen wir die Originale für den User und übergeben ihm diese direkt. Im PDM-System wird keine Datei abgelegt, sondern nur ein Hinweis gegeben, wer das Original im Besitz hat.

Wie viele Normenstellen hat ZF heute in Deutschland?

Es gibt an verschiedenen Standorten elf größere und kleinere Normenstellen. In den größeren sind mehrere Mitarbeiter tätig. Für die Beschaffung nationaler und internationaler Normen ist jedoch nur ein Mitarbeiter zuständig.

Mit wie viel Personal wickeln Sie das Normen-Management ab?

ZF hat Mitarbeiter, die sich um die Beschaffung von nationalen und internationalen Normen kümmern. Darüber hinaus werden monatlich die Metadaten dieser Normen via Perinorm aktualisiert. Weitere Mitarbeiter an verschiedenen Standorten kümmern sich um die Verwaltung der ZF-Werknormen. Um die Kundennormung kümmern sich weitere Mitarbeiter.

Wie sind Ihre Normen-Management-Aufgaben organisiert?

ZF ist ein Technologiekonzern mit vielfältigen Kunden auf der ganzen Welt. Das heißt, wir arbeiten mit OEM (Erstausrüstern) sowie mit Kunden und Lieferanten. Als Tier-1 unterscheiden wir grundsätzlich zwischen nationalen und internationalen Normen. Alles, was z. B. Beuth vertreibt – DIN, ISO, ASME –, kaufen wir extern – das ist Normen-Management nach außen.

Ein zweiter Teil ist die eigene Werknormung. Hier legt ZF Methoden, Prozesse sowie Tools fest und definiert ihr Know-how, das so an anderer Stelle nicht dokumentiert ist. Aktuell werden ca. 1.800 ZF-Werknormen betreut.

Die dritte Rubrik sind die Kundennormen. Der Kunde gibt individuelle Spezifikationen vor. Das gehört bei ZF genauso zum Normen-Management.

Durch die Anforderungen nach ISO/TS 16949 sind wir verpflichtet, auch im Bereich der Kundennormen immer nach den aktuellen Normausgaben zu arbeiten.

Ich selbst kümmere mich um die Beschaffung aller nationalen/internationalen Normen. Ein Kollege ist dafür verantwortlich, alle Kundendokumente im System aktuell zu halten.

Welche Bereiche und Abteilungen greifen auf die Normen zu?

Unsere Hauptnutzer sind die Produktentwickler sowie die zentralen Entwicklungsbereiche Elektronik, Werkstofftechnik usw. Es gilt, die ganze Fabrik am Laufen zu halten. Deshalb werden bei ZF auch aus den folgenden Bereichen Normen angefordert: die Qualitätsmanager, unser Werksarzt, das Facility-Management und die Fertigungsdatenorganisation. Unsere Betriebselektroniker brauchen z. B. den Zugriff auf alle VDE-Normen.

Worin sehen Sie den Hauptnutzen gegenüber früher?

Effizienz – wir sparen Zeit, Geld und Ressourcen. Eine Normenbestellung ist innerhalb kürzester Zeit erledigt. Ich versende PDF- oder TIF-Dateien per

E-Mail. Kein Kopierer, kein Lärm, kein Papier, das mit der Hauspost versandt wird. Das sind Kleinigkeiten, aber in der täglichen Arbeit rechnet sich das. Bei einer Minute Zeitgewinn am Tag kommen wir auf mehrere zehntausend Euro im Jahr.

Was ist für Sie die größte Herausforderung?

Das Thema Beschleunigung und Schlagkraft. Da wir jetzt auch Perinorm online nutzen, kann die Normung Schritt halten mit der hohen Geschwindigkeit, die im Entwicklungsumfeld gang und gäbe ist. Bei der Normenbeschaffung sind wir am Ende der internen Optimierung.

Auf der anderen Seite kann ich heute die Dienstleistungen im Umfeld Normen-Management auch von extern beziehen, ggf. zu günstigeren Kosten.

Sie wollen Leistungen also auslagern?

Wir stehen vor einem erneuten Wechsel unserer IT-Systeme. Davon ist natürlich auch die Normenverwaltung betroffen. Und nun stelle ich die bisherige Vorgehensweise komplett auf den Prüfstand. Muss ich zukünftig die Normenstammdaten noch mit ZF-interner Kapazität aktualisieren und die zugehörigen Dateien hinterlegen? Brauche ich einen Mitarbeiter, der den Änderungsdienst organisiert? Muss ich selbst Lizenzverhandlungen mit den Normenstellern führen? Oder kann ich diese Dienstleistungen outsourcen?

Im jetzigen Normenverwaltungssystem wurden viele Automatismen implementiert, die uns bei der täglichen Arbeit helfen. Diese „Helferchen“ werde ich im neuen System nicht mehr bekommen.

Was soll das neue Normen-Management-Zielsystem erreichen?

Es soll zukünftig nur noch einen Systemstandard geben. Wir werden also nichts Eigenes mehr dazu programmieren. Denn das müssten wir bei jedem Software-Update überprüfen. Also nehme ich das, was ich im Standard bekomme; für die Normenverwaltung kann ich auch ein externes System auswählen. Das wird hier angeflanscht und übernimmt für uns alle Tätigkeiten.

Um welche Kernfragen geht es Ihnen dabei?

Jede Normänderung ist quasi auch eine Produktänderung – im Großen wie im Kleinen. Daher haben wir in unserem PDM-System eine hochgradige Integration. So komme ich z. B. von meinem Normenstammsatz direkt auf die Materialstämme, deren Zeichnungen bzw. Beschreibungen die Norm zitieren. So kann ich auf einen Blick feststellen, welche Materialien ich ändere, wenn ich die Norm ändere.

Wie muss man sich den Zeitrahmen vorstellen?

Die Systemumstellung hat eine Laufzeit von knapp zehn Jahren. Wir können hier nicht einfach einen Schalter umlegen. Sicherlich kann und werde ich mir mit dem Thema Normenverwaltung nicht so viel Zeit nehmen.

Und gleichzeitig nimmt die Beschleunigung zu?

Richtig. Unsere Industrie wird immer schneller. Die Digitalisierung verändert die Welt massiv. Wer diesen Trend verschlafen hat, ist heute entweder gar nicht mehr auf dem Markt oder nicht mehr der Key-Player. Man muss extrem schnell sein und alles muss passen. Das heißt Product-Lifecycle-Management (PLM) – von vorne bis hinten durchgetaktet. Die Leute müssen ihre Aufgaben und ihre Verantwortung genau kennen. Ein kleiner Schnipsel in dieser riesigen Datenflut sind Normen, Kundennormen oder DIN-Normen, die einzuhalten sind:

Bei Herrn Keller bedanken sich die Interview-Partnerinnen Julia Kühne, Strategisches Marketing im Beuth Verlag, und Esther Schneider, freie Autorin.

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