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Kosten für Normen sparen – Einsparmöglichkeiten durch eine Normen-Management-Lösung

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Beim Normen-Management wird gern gespart, obwohl Recherche, Beschaffung sowie Verwaltung und Überwachung der Dokumente Kernbereiche des Qualitätsmanagements sind. Zu einer guten Kalkulation gehört die vollständige Übersicht über alle möglichen Kosten und Fakten, die die Notwendigkeit der Investition argumentativ stützt. Dabei stellen wir beim Beuth Verlag alle Kosten transparent und vollständig dar – Sie müssen sich also weder auf Extrakosten noch auf sonstige Überraschungen gefasst machen.

Das können Normen kosten - was zu beachten ist

  1. Copyright
    Nichts ist leichter, als eine PDF-Datei im Netzwerk an Kollegen oder befreundete Lieferanten zu mailen, nach dem Motto: „Wenn es doch so einfach geht, muss es wohl erlaubt sein.“ Dabei verletzt die Bereitstellung von DIN-Normen im Netzwerk ohne DIN-Mitgliedschaft mit Vervielfältigungserlaubnis das Copyright für DIN-Normen. Aber auch mit einer DIN-Mitgliedschaft mit Vervielfältigungsrecht müssen Sie mit jedem anderen Regelsetzer gesondert eine Vereinbarung treffen.
  2. Datenmigration aus Altsystemen
    Elektronische Daten und Dateien von einem System ins nächste zu überführen, ist oft eine Herausforderung: Unterschiedliche Schreibweisen der Dokumentennummer in beiden Systemen können zum Beispiel eine Hürde sein. Um diese Aufgabe zu erledigen, braucht es jahrzehntelange Erfahrung.
  3. Konzeptionelle Unterstützung
    Hilfe holen lohnt sich, wenn Sie etwa Ihre Software firmenspezifisch konfigurieren wollen – um den Change-Prozess im Unternehmen moderieren und begleiten zu lassen.
  4. Bestandsumwandlung
    Aus den Zeiten vor dem Angebot von PDF-Dateien gibt es in vielen Unternehmen noch einen Papierbestand, der mit der Normen-Management-Lösung in ein elektronisches Format umgewandelt werden soll. Eine Bestandsumwandlung ist in der Regel unkompliziert. Meist übernehmen die Regelsetzer
    das sehr kostengünstig.
  5. Normen-Metadaten
    Eine Norm durchläuft „Zustände“, die man ihr nicht ansieht: Wird eine Norm zurückgezogen und gleichzeitig eine Übergangsfrist für Altkonstruktionen festgelegt, finden Sie diese Informationen nicht auf dem Originaldokument. Solche Hinweise sind in den Metadaten enthalten, die somit mehr sind als Hilfsmittel zur Dokumentsuche. Eine Norm ohne Metadaten an Anwender herauszugeben, ist riskant, weil Sie damit die Norm „ohne Bedienungsanleitung“ übergeben. Sparen Sie also nicht an Metadaten!
  6. Schulungen
    Software ist häufig intuitiv bedienbar und sollte im Regelfall keine Schulung benötigen. Trotzdem erleichtert eine Anleitung der ersten Schritte die Arbeit und noch wichtiger sind die Kenntnisse zum Zusammenspiel von Software-Funktionen und Dateninhalten.

Einsparmöglichkeiten durch ein Normen-Management-System


Wer einem Entscheidungsträger die Notwendigkeit einer Investition in ein Normen-Management-System plausibel machen möchte, braucht eine gute Kalkulation, noch bessere Argumente – und am besten konkrete Vorschläge für Einsparmöglichkeiten. Eine Normen-Management-Lösung kostet Geld. Häufig lassen sich die Kosten des Systems durch dessen Einsatz leicht wieder kompensieren. Ein typisches Beispiel: Damit die Adresse Ihrer Geschäftsbriefe immer gut lesbar ins Fenster des Briefkuverts passt, müssen bestimmte Maße eingehalten werden. Diese Maße regelt die Norm DIN 5008 „Schreib- und Gestaltungsregeln“.

Wenn diese Norm nicht zentral bereitgestellt, sondern unternehmensweit zum Beispiel 100-mal gekauft wird, entstehen Kosten von 15.520 EUR. Das ist schön für den Beuth Verlag, aber was sagt wohl Ihr Rechnungsprüfer dazu? Was hätte die Anschaffung eigentlich kosten dürfen?

Ziemlich genau 155,20 EUR für DIN-Mitglieder mit Vervielfältigungsrecht zur Bereitstellung im firmenweiten Netzwerk. Nicht mehr! Teure und unnötige Doppelbestellungen sind einer der häufigsten Gründe, um über ein Normen-Management-System nachzudenken. Mit einer effektiven  Normenverwaltung sparen Sie nicht nur unnötige Anschaffungskosten, sondern Sie können auch sicher sein, dass Sie immer mit der aktuell gültigen DIN 5008 arbeiten.

Unsere Erfahrung zeigt, dass ca. 10 % eines Normenbestandes jedes Jahr aktualisiert werden. Bei 1.000 Normen sind das 100 Normen, die ohne Normen-Management-System manuell überwacht und aktualisiert werden müssen.

Sie sehen: Es lohnt sich!

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