Die Welt ändert sich – die DIN 5008 auch

Interview mit Ingrid Stephan,
Expertin für Informationsmanagement

Die DIN 5008 ist der anerkannte Standard für schriftliche Dokumente im geschäftlichen Bereich – vom Geschäftsbrief bis zur E-Mail. Die neue Version definiert jetzt nicht nur Regeln für die Textverarbeitung, sondern geht darüber hinaus auf den Umgang mit Informationen ein. Wir sprachen mit Ingrid Stephan, der stellvertretenden Obfrau im Arbeitsausschuss Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen des Deutschen Instituts für Normung (DIN) e. V.

Die DIN 5008 ist aus dem Büro-Alltag nicht mehr wegzudenken. Welche Regeln umfasst die Norm?

Ein großer Teil der DIN 5008 behandelt die einheitliche Anwendung von Schriftzeichen. Ihre Gestaltungsvorschriften tragen dazu bei, dass Schriftstücke zweckmäßig und übersichtlich wirken. Dabei legt die Norm nicht fest, was geschrieben wird, sondern wie es geschrieben wird. Mit der aktuellen Version der DIN 5008, die gerade erschienen ist, haben wir den Fokus erweitert. Bisher lautete der Titel „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“, jetzt ist die „Informationsverarbeitung“ dazugekommen. Wir möchten damit deutlich machen, dass die Regeln nicht nur die Verarbeitung von Texten, sondern auch von Daten und Informationen betreffen, also zum Beispiel Tabellenkalkulations- und Präsentations-Anwendungen, aber auch die Dateiablage.

Wer legt die Regeln der DIN 5008 fest?

Im Deutschen Institut für Normung (DIN) gibt es den Arbeitsausschuss Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen, dessen Mitglieder aus Wirtschaft und Verwaltung, aus der Justiz und dem Bildungswesen stammen. Auch das Bibliografische Institut, das den Duden herausgibt, ist dort vertreten. Dieses Gremium überprüft etwa alle fünf Jahre, ob die Regeln noch aktuell sind. Die erste DIN 5008 erschien 1949 unter dem Titel „Regeln für Maschinenschreiben“. Mit der Digitalisierung ist der Bedarf an Änderungen immer stärker gewachsen.

An wen richtet sich die Norm?

Auch wenn sich viele der Regeln privat nutzen lassen, wird die DIN 5008 hauptsächlich im geschäftlichen Umfeld umgesetzt. Sie lässt sich in großen Konzernen ebenso nutzen wie in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) und betrifft grundsätzlich alle Personen, die mit der Verarbeitung von Texten und Informationen zu tun haben, von der Office-Fachkraft bis zur Assistenz der Geschäftsführung. Auch die Bildungsträger verwenden die Norm, vor allem Schulen im kaufmännischen Bereich. In den IHK-Prüfungen spielen die Regeln eine große Rolle, Auszubildende dürfen die unkommentierte Norm oder den Sonderdruck in der Prüfung verwenden.

Das bedeutet nicht, dass sich alle Regeln im Unternehmen 100-prozentig umsetzen lassen. Es handelt sich überwiegend um Empfehlungen. Ein großer Konzern wird beispielsweise seine Dokumente in einem eigenen Dateimanagementsystem organisieren, sodass die Regeln der DIN 5008 für die Ablage von Dateien dort kaum Anwendung finden. Doch viele KMU setzen ein solches System nicht ein, und in diesem Fall bieten die Dateiablage-Regeln eine einfache und gute Lösung. Wenn Sie in ein Unternehmen gehen und finden dort auf dem Server bereits auf der ersten Ebene 100 oder 150 Ordner, können Sie sich ausrechnen, wie lange Sie dort nach einem bestimmten Dokument suchen müssen. Die DIN 5008 sieht daher höchstens vier Ebenen vor, die jeweils maximal 10 Unterordner enthalten. Wenn Sie dann noch die Dateien einheitlich benennen – zum Beispiel mit Datum, Bezugsperson und Stichwort –, lassen sie sich viel einfacher ablegen und wiederfinden.

Was hat sich mit der neuen Version geändert?

Ein wichtiger Punkt ist: Die DIN 5008 umfasst jetzt nicht nur Regeln zu Schreibweisen und Formatierungen in der Textverarbeitung, sondern auch zu anderen Formen der Aufbereitung von Texten, Daten und Zahlen – zum Beispiel für Bildschirmpräsentationen oder Protokolle.

Die DIN 5008 versetzt auch Menschen mit geringer Berufserfahrung in die Lage, mit wenigen Regeln eine gute Präsentation zu erstellen. Eine dieser Regeln ist, dass die Darstellung dem Anlass entsprechen muss: Geht es um einen Vortrag oder eine Besprechung? Denn Präsentationen können die visuelle Unterstützung eines mündlich gehaltenen Vortrags sein. In diesem Fall sollten sie Informationen möglichst bildhaft darstellen, um die Zielgruppe zu erreichen. Anders ist es, wenn die Präsentation einem Außendienstmitarbeiter als Grundlage für ein Gespräch mit Geschäftspartnern dient. Dann dürfen sie gerne mehr Zahlen und Fakten enthalten – die den Beteiligten am besten gleich noch in einem übersichtlichen Handout vorliegen.

Auch für Protokolle definiert die DIN 5008 klare Regeln. So ist festgelegt, welche Angaben jedes Protokoll enthalten sollte: Wann und wo hat das Meeting stattgefunden? Wer hat teilgenommen, wer hat die Sitzung geleitet? Um welche Inhalte ging es, welche Tagesordnungspunkte wurden besprochen? Festlegungen wie diese haben auch eine rechtliche Wirkung. Das zeigt sich zum Beispiel in den Plenarsitzungen des Bundestages, die nach solchen Regeln protokolliert werden.

Für den Umgang mit Tabellen und der dazugehörigen Software gibt es ebenfalls Neuerungen. Ursprünglich waren Tabellen sehr zahlenlastig. Diese klassische Form von Tabellen gibt es immer noch, aber eine weitere ist dazugekommen: Es geht um Texte in Tabellenform; salopp sprechen wir auch von Texttabellen. Bei dieser Form dient die Rasterung der Tabelle als Gestaltungsmittel, um zum Beispiel eine übersichtliche Teilnehmerliste zu erstellen. Auch Texttabellen sollten bestimmten Regeln folgen. Unter anderem sollten sie dem Corporate Design des Unternehmens entsprechen.

Auch für Formulare und Checklisten gibt die DIN 5008 jetzt Empfehlungen. Weil der Anteil von Online-Formularen immer weiter zunimmt, sollten diese ablaufgerecht gestaltet sein. Das heißt: Bereits beim Erstellen von Formularen kommt es darauf an, die spätere Auswertung der eingegebenen Daten zu berücksichtigen. Es kommt darauf an, einerseits die Funktionen des Datenverarbeitungsprogramms im Hinterkopf zu behalten, andererseits aber auch durch klare Formulierungen das Ausfüllen zu erleichtern.

Wie schlägt sich die zunehmende Digitalisierung in der DIN 5008 nieder?

Wir leben in einer Phase der digitalen Transformation. Analoge Medien verlieren zwar an Bedeutung, aber es gibt noch viele von ihnen, und sie existieren parallel zu den neuen digitalen Formaten. Für beide gilt aber der gleiche Grundgedanke: Einheitliche, übersichtliche und nach rationalen Kriterien gestaltete Informationsträger erleichtern die Arbeit.

Die Regeln der DIN 5008 folgen diesem Grundgedanken, ob sie sich nun auf analoge oder digitale Medien beziehen. Ein klassisches Beispiel ist das Adressfeld im Geschäftsbrief. Es sollte so aufgebaut sein, dass es in der (ebenfalls genormten) Fensterbriefhülle am richtigen Platz sitzt und man auf einen Blick sehen kann, wer der Adressat ist und wie ihn der Brief erreicht. Das nützt allen Akteuren etwas, von der Verfasserin über den Postdienstleister bis zum Empfänger.

Die gleichen Kriterien gelten auch für Formulare und Checklisten, die digital als Content im Intranet abgelegt wird. Sie tragen in der Regel eindeutige Nummern, mit denen sie identifizierbar sind. Um eine nachträgliche Veränderung auszuschließen, können sie laut DIN 5008 auf der linken Seite in einer Sturzzeile mit Erstelldatum und Nummer gekennzeichnet werden. Auch das macht den Beteiligten die Arbeit leichter.

Regeln sollen das Leben einfacher machen, aber viele Menschen haben auch Bedenken gegen eine Überregelung unseres Alltags. Gibt es Bereiche, in denen sich die DIN 5008 bewusst zurückhält?

Mit großer Aufmerksamkeit wurde beobachtet, wie sich der Rat für deutsche Rechtschreibung zu Fragen einer geschlechtergerechten Sprache äußert. Das liegt sicherlich auch daran, dass viele Menschen in diesem Punkt verunsichert sind. Wir befinden uns hier mitten in einer Entwicklung, und nicht immer gibt es sprachlich eindeutige – und gesellschaftlich anerkannte – Möglichkeiten, den Wunsch nach Veränderung abzubilden. Auch der Rat für deutsche Rechtschreibung hat sich dazu noch nicht abschließend geäußert.

Deshalb ist auch die DIN 5008 in diesem Punkt zurückhaltend. Sie erwähnt die Möglichkeit, mit speziellen Zeichen Formulierungen zu gendern, zum Beispiel dem sogenannten Gendersternchen (*). Außerdem reagiert die Norm auf das Anliegen, diversgeschlechtliche Menschen wertschätzend anzusprechen. Wo die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ nicht passt, macht sie den Vorschlag, auf „Sehr geehrte Persönlichkeiten“ auszuweichen.

Diese neuen sprachlichen Formen sind keine zwingenden Vorgaben. Unsere Gesellschaft befindet sich aktuell noch in einer Erprobungsphase. Daher raten wir ausdrücklich dazu, die weitere sprachliche Entwicklung abzuwarten.

Ähnlich ist es mit Emoticons und Emojis. Beide entsprechen in weniger formellen Schreiben mittlerweile der Mimik und Gestik, mit denen wir in mündlichen Gesprächen unsere Aussagen modifizieren. Die DIN 5008 rät dazu, sie im geschäftlichen Umfeld sparsam einzusetzen und bei Erstkontakten ganz auf sie zu verzichten. Weil sie aber ihren festen Platz im Büroalltag haben, gibt es für ihren Einsatz durchaus ein paar Regeln, zum Beispiel darf ein Smiley keinen Schlusspunkt ersetzen.

Ein anderer Bereich, in dem weniger strenge Regeln gelten, sind „Schreiben zu besonderen Anlässen“. Darunter fallen zum Beispiel Gratulationen und Kondolenzschreiben, aber auch Arbeitszeugnisse. In diesen Fällen sollten Ränder, Zeilenabstände oder Briefköpfe angepasst werden, um dem besonderen Anlass Rechnung tragen. Ein Geschäftslogo ist angemessen, aber auf ein Anschriftfeld und andere Geschäftsangaben sollte verzichtet werden.

Neu ist auch der „Anhang F“, der sich mit „typografisch anspruchsvollen Textwerken“ beschäftigt. Was hat es damit auf sich?

Es gibt viele Schriftstücke, bei denen wir über den Alltagsgebrauch von Schriftzeichen hinausgehen können. Eine Firmenbroschüre auf Hochglanzpapier hat einen anderen Stellenwert als eine E-Mail oder ein Geschäftsbrief. Entsprechend aufwendiger kann und sollte man bei ihrer typografischen Gestaltung vorgehen. Im Anhang F haben wir viele Beispiele für solche anspruchsvollen Schriftstücke versammelt und führen einige Regeln ein, die früher nur im Buchdruck Anwendung fanden, mittlerweile aber auch mit einfachen Textgestaltungsprogrammen realisiert werden können. Da gibt es zum Beispiel die Möglichkeit, statt des einfachen Leerzeichens in mehrteiligen Abkürzungen das sogenannte Schmal-Leerzeichen zu verwenden, damit der Abstand nicht ganz so breit wirkt. Oder ein Todesdatum mit dem dazugehörigen typografischen Zeichen, dem sogenannten Langkreuz (†) auszudrücken. Wie sich diese Zeichen mit den gängigen Tastaturen erzeugen lassen, ist in einer Tabelle ausführlich dargestellt.

Die DIN 5008 gibt es jetzt schon über 70 Jahre. Mit dem „Maschinenschreiben“ fing es an, bei der „Informationsverarbeitung“ stehen wir jetzt. Welche Entwicklungen wird es in Zukunft geben?

In den kommenden Jahren wird die Frage, wie wir unsere Wissensbestände sichern und ordnen, mit Sicherheit größere Bedeutung erhalten. Wir kommunizieren und kollaborieren immer öfter auf Plattformen, die ausdrücklich zu diesem Zweck eingerichtet werden – in Foren, Chats, virtuellen Klassenzimmern, Microblogs oder anderen Medien, die sich gerade erst entwickeln. Unsere Wissensbestände – Texte, Daten, Informationen – werden weiter anwachsen. Damit wir sinnvoll mit ihnen arbeiten können, müssen sie bestimmten Rahmenbedingungen entsprechen. Es geht unter anderem um die Frage der Datensicherheit: Wie speichern wir unsere Daten physisch sicher und rechtskonform ab? Welche Tools brauchen wir dafür? Wann sind zum Beispiel digitale Unterschriften rechtskräftig? Der Normenausschuss Informationsverarbeitung des DIN e. V., zu dem unser Arbeitsausschuss gehört, hat auch in Zukunft die Aufgabe, die Standards zu erkennen und in Regelwerken zugänglich zu machen.