Bei der Personalauswahl geht es nicht nur um Fachkenntnisse. Auch Potenziale und Verhaltensstile, persönliche Kompetenzen und weitere Eignungsmerkmale müssen beurteilt werden, um die Frage zu beantworten: Wird ein Mitarbeiter wirklich in der Lage sein, sein neues Aufgabengebiet zu bewältigen?

Eignungsdiagnostik macht jede Führungskraft (fast) jeden Tag, wenn sie entscheidet, wer eine besonders schwierige Aufgabe übernimmt oder wem sie einen Kunden oder anderen Geschäftspartner anvertraut. Auch bei den großen Weichenstellungen (zum Beispiel Neueinstellungen oder Beförderungen) kommt Eignungsdiagnostik zum Einsatz. Nur wenn sie gut durchdacht, geplant und umgesetzt wird, liefert sie einen verlässlichen Maßstab für die wichtigen Urteile. Zusätzlich sorgt ein standardisiertes Auswahlverfahren nach DIN 33430 für mehr Rechtssicherheit.

Mehr Umsatz und Rechtssicherheit durch standardisierte Personalauswahl

Personaler stehen vor der Aufgabe, offene Stellen mit möglichst passenden Bewerbern zu besetzen. Ein Hilfsmittel dazu ist die Eignungsdiagnostik – ein Sammelbegriff für verschiedene psychologische Verfahren, mit deren Hilfe sich ermitteln lässt, wie gut ein Mitarbeiter seine Aufgaben erfüllen wird. Die DIN-Norm 33430 spielt dabei eine wichtige Rolle, denn sie definiert Verfahrensregeln und Kriterien in diesem Prozess. Mit DIN 33430 zu arbeiten, hat für HR-Manager viele Vorteile. Welche das sind, erläutert ein Experte für Eignungsdiagnostik.

Was ist Eignungsdiagnostik?

Martin Conrad: Eignungsdiagnostik ist ein Sammelbegriff für Verfahren, mit deren Hilfe sich ermitteln lässt, ob ein Mitarbeiter oder Jobanwärter für eine bestimmte Aufgabe im Unternehmen geeignet ist oder nicht. Auf der Grundlage psychologischer Persönlichkeitsmodelle wurden Testverfahren und Gesprächsleitfäden entwickelt, mit denen Personaler und Führungskräfte entscheiden können: Wen können wir in unserem Unternehmen am besten gebrauchen? Denn neben der fachlichen Kompetenz, die sich oft vergleichsweise einfach ermitteln oder durch Ausbildungsabschlüsse nachweisen lässt, sind persönliche Eigenschaften wie Verlässlichkeit, Intelligenz oder Gewissenhaftigkeit entscheidend dafür, ob jemand seine Aufgabe gut bewältigen kann. Sie gehören zu den Persönlichkeitsmerkmalen, die nicht ganz so einfach herauszubekommen sind – außer mit speziell dafür entwickelten Tests oder Interviews. Solche Verfahren fallen unter das Gebiet der Eignungsdiagnostik, das in der Persönlichkeitspsychologie mittlerweile gut erforscht ist und deren ökonomischer Mehrwert vielfach belegt ist  auch wenn Deutschland bei deren Verwendung im internationalen Maßstab weit hinterher hinkt..

Was ist ein Beispiel für eine Persönlichkeitseigenschaft?

Eine wichtige Rolle spielt etwa die Gewissenhaftigkeit. Praktisch alle Persönlichkeitstests, darunter auch das etablierte „Big Five“-Modell, messen diese Eigenschaft. Eine zentrale Frage ist die nach der „task performance“: Wie sorgfältig erledigt ein Mitarbeiter seine Aufgabe? Wichtig ist aber auch die „contextual performance“: Endet das Verantwortungsgefühl eines Angestellten mit der Grenze seines Arbeitsfeldes, oder würde er auch aktiv werden, wenn ihm zum Beispiel bei der Heimfahrt auffällt, dass in einem unbesetzten Büroraum noch das Fenster offensteht? Und wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit einer „negative performance“, sprich: Fahrlässigkeit oder gar Sabotage? Es ist leicht zu erkennen, dass wir es hier mit umsatzrelevanten Faktoren zu tun haben.

Ein anderes Beispiel für ein Persönlichkeitsmerkmal ist der Faktor Resilienz: Wie geht ein Mitarbeiter mit Belastungen um? Ist er fähig, auch schwierige Situationen durchzustehen? Und kann er seine Belastbarkeitsgrenzen gut einschätzen, oder mutet er sich gerne mal zu viel zu? Von der durchschnittlichen Resilienz des Personals hängen viele kostenrelevante Folgen ab, von der Rate der Arbeitsunfälle über krankheitsbedingte Fehltage bis zur Anzahl der Mitarbeiter, die durch einen Burn-out berufsunfähig werden.  

Welchen Vorteil hat es, bei der Auswahl von Bewerbern mit Verfahren der Eignungsdiagnostik zu arbeiten?

Damit ist ein ökonomischer Mehrwert verbunden, der sich direkt beziffern lässt. Ein Beispiel: Bei unseren großen und mittelständischen Kunden, in deren Auftrag wir diese Verfahren in den vergangenen drei Jahren umgesetzt haben, ließen sich die Neueinstellungen so optimieren, dass wir gleich zu Beginn des Bewerbungsprozesses die 20 Prozent der Kandidaten erkennen konnten, die mit hoher Wahrscheinlichkeit die Umsatzentwicklung bremsen würden. Umgekehrt haben wir damit das Unternehmen in die Lage versetzt, die Bewerbergruppe zu selektieren, mit der sich aller Voraussicht nach die Umsatzzahlen steigern lassen würden. Das ist dann auch eingetreten: Die neu eingestellten Bewerber haben durchschnittlich im ersten Jahr nach der Maßnahme 11,4 Prozent mehr Umsatz erwirtschaftet. In nominalen Werten entspricht das einer Summe von 176.365 Euro.

Was bedeutet das für die Kostenentwicklung im Personalwesen?

Mit einem sogenannten Kosten-Nutzenmodell können wir den ökonomischen Mehrwert recht präzise vorhersagen und die Auswirkungen auf die Umsatzzahlen mathematisch nachweisen. Für HR-Manager ist das mehr als eine gute Nachricht – es ist ein strategischer Wandel: Die Personalabteilung wird von der Kostenstelle zur Profitstelle. Im Moment ist es in vielen Unternehmen noch so, dass Personal primär als Kostenfaktor gesehen wird. Anders als im Vertrieb, wo immer über Gewinn gesprochen wird, reden wir beim Personal fast ausschließlich über Kosten. Die Eignungsdiagnostik ändert diese Situation: Der ökonomische Nutzen lässt sich quantifizieren, sprich: in Zahlen darstellen. Damit wird HR zum Umsatzmotor.

Es kommt vor, dass abgelehnte Bewerber vor Gericht ziehen, um sich einzuklagen. Welchen Einfluss hat Eignungsdiagnostik auf mögliche Streitfälle?

Wenn die Verfahren standardisiert sind, helfen sie Unternehmen dabei, sich juristisch abzusichern. Es geht dabei im doppelten Sinn um Standards: Erstens sind die Verfahren gut erforscht und bieten eine hohe Treffsicherheit. Das heißt, sie erfüllen wissenschaftliche Standards. Zweitens gibt es aber auch eine Norm, die das Verfahren in seinem praktischen Einsatz standardisiert: DIN 33430 „Anforderungen an berufsbezogene Eignungsdiagnostik“. Die Auswahlprozesse nach den Vorgaben dieser Norm zu organisieren, hat einen gewaltigen Vorteil: In dem Dokument ist klar und für alle nachvollziehbar geregelt, wie man Eignungsbeurteilungen plant, durchführt und auswertet. Auch die Anforderungen an die beurteilenden Personen sind darin festgelegt. DIN 33430 ist, wie alle DIN-Normen, in einem öffentlichen Ausschuss unter Beteiligung zahlreicher Fachleute entwickelt worden. Sie bietet also ein hohes Maß an Rechtssicherheit, auch wenn sie selbst kein Gesetz ist. Denn wenn es zu Streitigkeiten kommt, greifen die Gerichte im Normalfall auf allgemein anerkannte Regelwerke zurück. Deshalb hat Eignungsdiagnostik, wenn sie im Rahmen dieser DIN-Norm umgesetzt wird, auch juristische Vorteile. Das zeigt sich zum Beispiel, wenn ein abgelehnter Bewerber im öffentlich-rechtlichen Bereich eine Konkurrentenklage anstrengt, weil er sich bei der Stellenvergabe übervorteilt fühlt. Wenn der Betrieb nachweisen kann, dass er beim Auswahlverfahren konform zur DIN 33430 gearbeitet, dürfte sich vor dem Gericht die Beweislast umkehren. Das bedeutet: Der Bewerber muss dem Unternehmen nachweisen, dass er diskriminiert wurde. Analoge Vorgänge kann man sich bei einer AGG-Klage vorstellen.

Haben es Bewerber dadurch schwerer, gegen Diskriminierung vorzugehen?

Ganz und gar nicht. Die DIN-Norm wacht über die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und eines wissenschaftlichen Standards. Unternehmen, die den Regeln der Norm folgen, können sie idealerweise gar nicht umgehen. Findet also tatsächlich eine Diskriminierung statt, kann die Norm dem abgelehnten Bewerber helfen, sie nachzuweisen, weil die zulässigen Auswahlkriterien und -verfahren darin festgehalten sind. Umgekehrt kann ein Unternehmen mit der Norm sicherstellen, dass es niemanden benachteiligt. Das nützt allen Beteiligten, denn am Ende sind es natürlich Fachkenntnis und Persönlichkeitsmerkmale der Mitarbeiter, die sich auf die Umsatzentwicklung des Unternehmens auswirken. Wenn die Norm dafür sorgt, dass subjektive Vorurteile von Führungskräften oder HR-Managern nicht in die Entscheidung einfließen, ist das auch ökonomisch im Sinne der Geschäftsleitung – von moralischen oder politischen Fragen ganz abgesehen.

Das heißt, auch die Bewerber profitieren von einer standardisierten Eignungsdiagnostik?

Genau. Werden die Verfahren konsequent umgesetzt, werden fachlich und persönlich geeignete Bewerber sofort besser sichtbar als bei einer ungeplanten Personalauswahl. Nehmen wir doch mal die Form des Jobinterviews, wie sie leider in vielen Unternehmen noch die Regel ist: Die Führungskraft ist nicht optimal vorbereitet, und es gibt keinen fundierten Interview-Leitfaden. Der eine kritzelt im Lebenslauf herum, der andere vergisst, die wichtigsten Fragen zu stellen. Und an die Antworten des Bewerbers können sich die Beteiligten nach dem Termin auch nicht mehr so richtig erinnern. Das Risiko bei einer so unstrukturierten Vorgehensweise ist ja nicht nur, dass ein potenziell ungeeigneter Mitarbeiter eingestellt wird. Sondern auch, dass ein exzellenter Mitarbeiter nicht eingestellt wird. Und dass er dann womöglich noch zur Konkurrenz geht – einfach, weil er durch das Raster gefallen ist. Dabei gibt es gut erforschte wissenschaftlichen Verfahren, mit deren Hilfe sich solche Mitarbeiter mit hoher Treffsicherheit erkennen lassen. Man muss sie nur anwenden.

Welchen Nutzen hat Eignungsdiagnostik für Abteilungsleiter und andere Führungskräfte?

Sie arbeiten mit besserem Personal, die Teamprozesse laufen besser, und vor allem: Sie können ihre Umsatzziele einfacher erreichen. Außerdem haben sie gegenüber der Geschäftsleitung gute Argumente, um weitere Einstellungen zu begründen. Denn mit der Eignungsdiagnostik können sie den ökonomischen Nutzen optimal ausgewählter Mitarbeiter mathematisch nachweisen.

Stichwort Rechtssicherheit: Kommen Themen wie Gleichstellung und Datenschutz in DIN 33430 vor?

Ja, beides ist in der Norm berücksichtigt. Rechtsfragen werden mehrfach thematisiert, und die Norm verweist auf die einschlägigen Gesetze wie das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) und das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Auch die Datenschutzanforderungen finden dort Anwendung: Weil die Norm 2016 überarbeitet wurde, als die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) noch nicht verabschiedet war, wird dieses Gesetz zwar nicht ausdrücklich genannt, doch es gibt einen Absatz, in dem die „einschlägigen Datenschutzbestimmungen“ aufgerufen werden, unter die dann auch die DSGVO fällt. Das bedeutet: Wer nach der Norm arbeitet, muss prüfen, ob die rechtlichen Rahmenbedingungen erfüllt sind. Das heißt: Wer einem externen Dienstleister die Personalauswahl überträgt, kann ihn auf DIN 33430 verpflichten. Ein Eignungsdiagnostiker, der wie ich nach dieser Norm zertifiziert ist, trägt die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Institutionen wie Berufungskommissionen, Betriebs- oder Personalräte, Gleichstellungsbeauftragte haben damit im Recruiting-Prozess einen Ansprechpartner.

Führt die Beachtung von DIN 33430 nicht zu einem hohen bürokratischen Aufwand?

Im Gegenteil. Einerseits muss selbstverständlich dokumentiert werden, wie das Auswahlverfahren im Detail verlaufen ist. Das kostet sicherlich Zeit. Andererseits wird dadurch eine Transparenz hergestellt, die den Recruiting-Prozess insgesamt effizienter macht. Deshalb wird DIN 33430 mittlerweile auch gerne mit DIN ISO 9001 verglichen, dem internationalen Standard für Qualitätsmanagement. Denn mit der Dokumentation entsteht ein Wissen über Prozesse, das viele Anhaltspunkte zur Verbesserung dieser Prozesse liefert. Damit gewinnt man wertvolle Hilfsmittel, wenn man im Unternehmen einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) etablieren möchte.

Dazu kommt: Im Moment sind in vielen Unternehmen die Kriterien und Verfahren der Personalauswahl so intransparent, dass es oft zu außergerichtlichen Einigungen kommt. Mit einer genormten Eignungsdiagnostik dürfte die Anzahl solcher Streitfälle deutlich sinken, denn im Idealfall liefert die Dokumentation alle nötigen Anhaltspunkte dafür, dass rechtskonform gearbeitet wurde. Das setzt natürlich voraus, dass die mit der Eignungsdiagnostik betrauten Personen gut geschult wurden. Eine Zertifizierung sorgt dafür, dass die Fortbildungsziele auch erreicht wurden.

Martin Conrad ist Senior Consultant und Leiter der Marktforschung bei HiTec, einem der führenden Beratungsunternehmen für Recruiting und Personalentwicklung in der Healthcare-Branche. Er ist zertifizierter Eignungsdiagnostiker nach DIN 33430. Er stand der DIN-Akademie als Beta-Tester für die Online-Fortbildung „Eignungsdiagnostik“ zur Verfügung.