Normen. Einfach. Managen.

Erfolg mit Normen-Management-Lösungen: die Freudenberg Technology Innovation SE & Co. KG Vom Kunden zum Partner: über den erfolgreichen Einsatz des Beuth Normen-Managers bei Freudenberg

Das Angebot des Beuth Normen-Managers ist wichtig für die Weiterentwicklung der Abteilung.

Andreas Deis
HEAD OF TECHNOLOGY INTELLIGENCE in der FREUDENBERG TECHNOLOGY INNOVATION SE & Co. KG
Der Slogan Innovating Together bringt es auf den Punkt, was Freudenberg ausmacht: seine internationale Gruppenstruktur über Geschäftsfelder und Weltregionen hinweg, seine Ausrichtung als global tätiges Technologieunternehmen und schließlich das Bekenntnis seiner mehr als 48.000 Mitarbeiter zu Innovationen für die Zukunft. 2016 erwirtschaftete das deutsche Familienunternehmen mit Produkten der Dichtungs- und Schwingungstechnik, Vliesstoffen und Filtration, Haushaltsprodukten und chemischen Spezialitäten in fast 60 Ländern einen Umsatz von 8,6 Milliarden Euro.

Wir haben Andrea Deis, Head of Technology Intelligence bei der Freudenberg Technology Innovation SE & Co. KG, gefragt, wie der Konzern mithilfe des Beuth Normen-Managers die weltweite Normenverwaltung organisiert.

Vor welchen Herausforderungen standen Sie vor dem Beuth Normen-Manager?

Bevor wir den Beuth Normen-Manager nutzten, hatten wir bereits sehr lange Perinorm im Einsatz. Wir exportierten die Daten und speisten diese in ein Inhouse-System ein, führten monatliche Updates durch und waren regelmäßig mit der Pflege des Systems beschäftigt. Wir stellten ein Helpdesk zur Verfügung, um Anfragen zu beantworten. Und wenn etwas in dem Inhouse-System nicht lief, war der Aufwand erheblich. Damals hatten wir schon Normen-PDFs, die über unsere DIN-Mitgliedschaft mit Vervielfältigungsrechten lizenziert waren, in dem System eingebunden. Die Kollegen hatten somit direkt über das System Zugriff auf die Bestandsnormen. Bestellungen und Anfragen wurden manuell bearbeitet.

Hatten Sie von Anfang an eine große Veränderung im Kopf?

Zunächst bin ich in die Analyse gegangen, habe verschiedene Anbieter über die ganzen Jahre genau beobachtet und mir auch vor Ort ein Bild gemacht, bis es schließlich so weit war: Dieses Tool kann ich den Kollegen nun direkt zur Verfügung stellen. Statt Umwege über Datenexport und -import in unser Inhouse-System zu nehmen, bot die Weboberfläche vom Beuth Verlag eine attraktive Alternative. Daraufhin bin ich mit Beuth in Kontakt getreten und habe angefragt, inwieweit eine Unterstützung möglich wäre.

Und da wurde Ihnen der Beuth Normen-Manager empfohlen?

Nein, da es zu diesem Zeitpunkt den Beuth Normen-Manager noch nicht gab. „Wir haben hier Lösungen im Haus“, hat Beuth gesagt und mir diese grob umrissen und vorgestellt. Woraufhin ich den Wunsch geäußert habe, dass ich bei einer Systemumstellung gerne auch den gesamten Prozess inklusive Bestellvorgang und Bearbeitung unseres Änderungsdienstes abgedeckt und verwaltet hätte.

Wie ist der Prozess bis zur finalen Entscheidung abgelaufen?

Im September 2013 waren wir die ersten Kunden überhaupt, die eine solche Leistung angefragt haben, also ein Pionier und Pilotkunde. Dass der Beuth Verlag das Normen-Management auf Kundenwunsch anbieten könnte, war ein absolutes Novum. Ein Jahr später fiel die Entscheidung; für Beuth war das ja auch eine strategische Entscheidung, gemeinsam mit uns die Beuth Normen-Manager-Dienstleistung aufzubauen.

Und wie hat die konkrete Umsetzung funktioniert?

Sehr viel besser als erwartet. Gerade bei IT-Projekten ist das selten so, weil oftmals unvorhersehbare technische Probleme auftreten – ich war auf ganzer Linie positiv überrascht. Die Projektplanung, die Projektumsetzung sowie die zeitliche Zielsetzung seitens Beuth haben sehr gut funktioniert. Innerhalb eines Monats war die Umstellung komplett erledigt, so dass die Kollegen punktgenau produktiv arbeiten konnten. Was ich während des gesamten Prozesses sehr geschätzt habe: ehrliche Antworten und Transparenz seitens Beuth, die auch heute noch die Basis für die vertrauensvolle Zusammenarbeit sind.

Welche Vorteile hat es für Sie, dass Anwender direkt mit Ihrem Beuth Normen-Manager in Kontakt treten können?

340 Nutzer haben potenziell Zugriff auf den Beuth Normen-Manager. Es kommt auch ab und an einmal vor, dass Anfragen bei mir landen. Dann verweise ich die Kollegen auf den Prozess und die Kontaktadresse unseres Beuth Normen-Managers, die im Intranet hinterlegt ist. Die Kollegen können sich bei Fragen zu Bestellungen, Normen oder über ihren Account direkt dort hinwenden. Das ist eine riesige Entlastung.

Das Angebot des Beuth Normen-Managers ist wichtig für die Weiterentwicklung der Abteilung. Viele operative und manuelle Arbeiten wurden minimiert. Auch die Rechnungsstellung geht jetzt aufwandsbezogen direkt in die Geschäftsgruppen. Vorher bekamen wir eine zentrale Rechnung, die zugeordnet werden musste und querverrechnet wurde. So bekamen wir den Rücken frei und konnten uns mit neuen Themen beschäftigen.

Können Sie konkrete Beispiele nennen?

Ich konnte mich nun stärker mit der Fragestellung beschäftigen: „Wie rüsten wir uns für die Zukunft?“ Konkreter formuliert: „Welche Systeme oder Informationsquellen stärken unsere Innovationskraft?“ Beispielsweise beschäftigte ich mich mit dem Einsatz und Nutzen von Patentanalysetools. Diese Systeme verfolgen einen ganz anderen Ansatz: Die Details stehen hier weniger im Vordergrund, sondern mehr die Verarbeitung von Massendaten. Informationstechnisch eine ganz andere Richtung und ein spannendes Feld.

Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiter?

Die Kollegen schätzen den Beuth Normen-Manager und die vertrauensvolle Zusammenarbeit sehr, auch in den Einkaufsbereichen. So haben wir beispielsweise auch die Lieferantenvielfalt reduziert. Zeitintensive Recherchen entfallen und was in der Vergangenheit zu einem hohen Aufwand führte, wird hier gebündelt. Noch nie ist ein Kollege mit einer Anfrage oder einem Wunsch ins Leere gelaufen. Wenn jemand freitags nachmittags ganz dringend etwas benötigt und der Beuth Normen-Manager direkt hilft, ist das eine wertvolle Unterstützung. Ich bin sehr froh, dass wir diese Vereinbarung haben.

Kümmert sich Ihr Beuth Normen-Manager auch um das Lizenzmanagement?

Ja, neben der Normenbeschaffung und der Normenrecherche bekommen wir auch beim Vervielfältigungsrecht Unterstützung. Da die Normen direkt in Perinorm eingebunden werden, ist sichergestellt, dass alle Bestellungen urheberrechtskonform abgearbeitet werden. Jeder Mitarbeiter hat mit seinem Account auf die Daten Zugriff, die wir lizenztechnisch für ihn eingekauft haben. Das ist sehr wichtig, da wir hiermit einen Prozess etabliert haben, der uns bei der Einhaltung des Copyrights hilft.

Inwiefern haben sich Ihre Prozesse geändert?

Wir konnten den alten Server abschalten, wodurch keine Systempflege und keine Updates mehr nötig sind. Der Änderungsdienst läuft vollautomatisch – den hatten wir bisher manuell bearbeitet. Die Bestellungen gehen nun über das System und werden anschließend automatisch über den Beuth Verlag abgewickelt, inklusive Rechnungsstellung und Einbindung der Daten. Wir profitieren also von dieser hochgradigen Automatisierung.

Was sind Ihre nächsten Ziele?

Momentan denken wir über die Erweiterung auf eine europäische oder internationale Lizenz nach. Die Einbindung von ISO-Normen und ASTM-Standards würde Sinn ergeben, da wir auch Standorte in Amerika haben, die wir aktuell nicht bedienen können. Einen Bedarf sehe ich durch Rückmeldungen und Kontaktaufnahmen der Kollegen aus dem Ausland. Hier gilt es im nächsten Schritt den Bedarf systematisch zu erheben, um den potenziellen Nutzungsgrad einschätzen zu können.

Welche Einsparpotenziale konnten Sie unter dem Strich realisieren?

Ich würde schätzen, dass wir ein Viertel bis ein Drittel der Kosten einsparen konnten. Eine Mitarbeiterin war fast zur Hälfte ihrer Arbeitszeit mit der Normenbeschaffung beschäftigt. Hinzu kamen noch die Unterstützung der IT für das System sowie meine koordinative Arbeit. Bei Projektstart wurden die aktuellen mit den zukünftigen Kosten verglichen und es war klar ersichtlich, dass wir langfristig viel Geld sparen. Durch den Beuth Normen-Manager sparen wir nicht nur Kosten, sondern haben eben auch mehr Kapazitäten, um uns anderen Aufgaben zu widmen.

Könnte man abschließend sagen, dass sich alles hervorragend für Sie entwickelt hat?

Ja, das kann ich so bestätigen.

Bei Frau Deis bedanken sich die Interview-Partnerinnen Julia Kühne, Strategisches Marketing im Beuth Verlag, und Esther Schneider, freie Autorin.

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